Este guia foi elaborado com o intuito de uniformizar os procedimentos em relação ao carregamento de dados e publicações no CONVERIS e é destinado aos autores e validadores envolvidos. As indicações que constam neste guia têm como base alguns erros/omissões identificados durante o processo de validação, e a sua ordem obedece à estrutura (ordem dos metadados) do sistema CONVERIS.
Muito frequentemente, documentos como: posters, comunicações orais e “meeting abstracts” são categorizados como “Article in conference proceeding with peer reviewing”. A tipologia que melhor se enquadra nestes casos é “Other”.
No campo “authors”, os nomes dos autores devem ser colocados utilizando o formato “Last name First name, Last name First name” (de acordo com o indicado no CONVERIS).
No campo “author validation” apenas poderão ser colocados os autores que se encontrem nas condições do Despacho nº19/2011 – Acesso ao sistema CONVERIS, que pode ser consultado em: http://www.fct.unl.pt/faculdade/documentos-internos.
A opção “Add new” não deverá ser utilizada para adicionar coautores externos ou que não cumpram as condições do Despacho mencionado.
Os autores deverão adicionar os “business cards” em falta nas respetivas contas. Caso contrário, estes não serão recuperáveis a partir da pesquisa (“Lookup”, “Search” e “lista AtoZ”). Logo não poderão adicionar as afiliações em falta nas publicações onde estas constem.
As publicações onde não esteja mencionada a afiliação à FCT/UNL não devem ser carregadas no sistema (Deliberação do Conselho Científico nº5/2010 – Estudos sobre o desempenho científico), disponível em:http://www.fct.unl.pt/faculdade/documentos-internos.
Considerando que, nalguns casos, existe um período de latência considerável entre a publicação e a indexação em bases de dados, sempre que se coloque a informação de que uma determinada publicação está indexada na WoS, SCOPUS ou PubMed, mas que ainda não seja conhecido o ID da publicação nestas bases de dados, deverá colocar-se a informação: “à espera de confirmação”, no campo do ID da(s) base(s) referida(s).
Quando esta informação for conhecida, um dos autores deve comunicar este facto utilizando a funcionalidade “request change”. Se dois anos após a data de publicação, se verificar que a publicação não foi indexada na(s) base(s) de dado(s) mencionada(s), esta será “desvalidada”.
É obrigatório o carregamento de publicações, a partir de 2012, em formato PDF, na versão postprint do autor (versão revista e aceite pelo editor)[i] de acordo com o Despacho nº11/2012 – Carregamento de publicações no sistema CONVERIS, que pode ser consultado em: http://www.fct.unl.pt/faculdade/documentos-internos.
As publicações sem informação nos campos de preenchimento obrigatório não poderão ser validadas, uma vez que, posteriormente, também não são consideradas validadas pela reitoria.
Preprint – texto de um artigo que ainda não foi avaliado e revisto, isto é, sem peer review ;
Postprint – texto de um artigo que foi avaliado e revisto (peer-reviwed) e que foi aceite para publicação por uma revista científica. Isto inclui: a versão do autor, revista e aceite (em PDF) ou a versão do editor publicada (em PDF).